La planification

Ce n’est pas une cachette, la réussite de votre événement repose sur une bonne planification, c’est LA clé de toutes les clés ! Une bonne planification vous fait sauver du temps en étant plus efficace dans l’exercice de vos tâches. Chaque grande étape de votre événement nécessite une excellente planification. Voici donc les différents éléments à prendre en considération.

Avant l’événement

Premier conseil, débutez la planification de votre événement entre 6 à 12 mois avant le jour J. Si vous prévoyez effectuer un événement d’envergure nationale, avec des demandes de commandites essentielles à la réussite de votre événement, je vous conseille de débuter la planification de votre tournoi un minimum de 12 mois à l’avance.

Deuxième conseil, il est essentiel de créer des documents de suivi au niveau des tâches à accomplir pour chaque étape.

Par exemple, un diagramme de GANTT est un outil qui peut vous être très utile dans la planification de votre événement. Il vous permet une meilleure organisation en hiérarchisant les tâches et en les étalant sur une période de temps donné. Le diagramme vous permet également de communiquer à votre équipe les tâches à effectuer tout au long de la préparation. Chaque personne connaît donc mieux son rôle, la direction que prend l’événement et ce qu’il reste à faire avant la réalisation de celui-ci. C’est un outil très intuitif qui permet d’obtenir, d’un simple regard, l’information essentielle au niveau des tâches à effectuer.

Cela peut paraître une tâche insurmontable, mais vous apprécierez le résultat, il suffit d’être bien structuré. En prime, un dossier d’événement bien établi permet aux organisations des années futures de partir du bon pied avec une structure bien implantée.

Pour accomplir ces diagrammes, la première étape est d’établir les objectifs et le plan de l’événement en écrivant les grandes lignes de celui-ci. On peut notamment penser à la date, le nombre de personnes, l’endroit, la formule de jeu, les règles du tournoi, le déroulement de la journée (accueil, tournoi, soirée), la nourriture (boîte à lunch, souper), le budget, le prix, les activités sur le terrain et même à une thématique particulière si vous le désirez. Ce sont tous des thèmes qui doivent figurer dans votre plan d’événement, ceux-ci se divisant en plusieurs petites étapes à effectuer. Ainsi, vous serez en mesure de lister toutes les tâches à effectuer pour chacun des thèmes, selon vos objectifs et le plan établi de votre événement. Enfin, vous pourrez ensuite décrire chaque tâche, ce en quoi consiste le besoin, la prioriser et lui attribuer un responsable.

Pour créer un diagramme de GANTT vous pouvez utiliser le logiciel Excel, mais celui-ci n’a pas de chiffrier expressément conçu pour faire ce type de diagramme, vous devrez le concevoir vous-même. Heureusement, il existe divers logiciels gratuits en ligne qui offrent une méthode plus simple et efficace. Macrogantt est une bonne option de départ pour faire les diagrammes de suivi simples. C’est un logiciel qui s’intègre facilement à Excel et qui offre une interface intuitive et qui est facile d’utilisation. Pour les habitués des diagrammes de GANTT, ce logiciel ne peut cependant faire des logiques complexes avec des chemins critiques, mais il est tout de même très utile pour les projets plus simples tels que les tournois de golf. Pour de plus amples informations sur la conception des diagrammes de GANTT, consultez cet article.

Avec cet outil entre les mains, vous pourrez communiquer adéquatement aux membres de votre équipe les tâches à effectuer et vous pourrez garder un oeil sur la bonne préparation de votre événement !

Dernier conseil pour vous aider dans la planification et la coordination, utiliser des logiciels de partage qui existe, et ce gratuitement, pour faciliter la communication entre vous et les membres de votre équipe. Je pense notamment à Google Drive, Dropbox et Facebook.

Jour J

La planification ne s’arrête pas ici. En effet, un aspect important de la planification est de créer un document « minute par minute » pour le jour J. C’est un document qui permet aux organisateurs et aux bénévoles de savoir en tout temps qui fait quoi et à quel endroit. Pour créer un document de ce type, vous devez commencer par décrire le scénario de la journée de manière chronologique et en détail, et ce de votre arrivée, à celle des bénévoles et jusqu’à votre départ. En faisant ainsi, vous pouvez détailler ce qui se déroule à chaque période de la journée. Les éléments importants à inscrire sont :

• [Quand]  heure spécifique et/ou durée de la tâche
• [Quoi]  tâche et/ou activité
• [Où]  à quel endroit sur le terrain (chalet, accueil, le numéro du trou, ..)
• [Responsable]  personnes attitrées à la tâche
• [Informations supplémentaires] description de la tâche s’il y a lieu.
• [Matériel nécessaire?]

Petit conseil, en utilisant le chiffrier Excel, vous pouvez créer différents onglets, qui représentent différentes étapes de votre journée. Par exemple, dans votre chiffrier, on pourrait retrouver un onglet ‘horaire général’ où vous décrivez l’ensemble du plan de la journée. Ensuite, avoir un onglet spécifique pour le déroulement de l’accueil, du tournoi en lui-même et la soirée. De cette manière, vous créer un document de référence utile pour tous. N’ayez pas peur d’ajouter plus d’informations que nécessaires, tel que la liste de bénévoles et leurs tâches, une liste de matériel, parce que le jour venu vous ne pourrez être partout à la fois ! L’objectif de cette démarche est de centraliser toute l’information.

Au cours de la préparation de ce document, vous serrez en mesure de constater si vous avez fait des oublis tant au niveau du déroulement et de la logistique ou encore dans les équipements et le matériel nécessaire pour sa réalisation. De cette façon, vous effectuez une révision de votre planification et vous créez un document essentiel à son bon déroulement. Autre conseil, en faisant le « minute par minute », optimisez votre temps et créez vos listes de type ‘à faire’ et ‘à ne pas oublier’, à l’aide d’une simple liste ‘to do’. Par exemple, « imprimer et apporter la liste des participants » 😉 

Ce document sera la référence pour les organisateurs et les bénévoles tout au long de l’événement. Il est donc important d’y inscrire les numéros de téléphone des responsables pour toute urgence.

Il peut aussi être utile de créer une ligne de communication pour votre équipe en utilisant un logiciel tel que «what’s app» ou «Messenger». Cela permet de créer des groupes de discussion de contacts et ainsi communiquer de l’information par textos à un ensemble de personnes durant l’événement.

Après l’événement

Durant la planification, il est aussi important de penser aux tâches à effectuer après la tenue de l’événement, tant au niveau des finances et de l’administratif, que de la communication et du marketing. Notamment, un communiqué de presse et la création de lettres de remerciements aux partenaires officiels, aux participants et aux bénévoles. Penser également à mettre les gagnants et les photos de votre événement sur votre site web.